February 23, 2023

Bid Notice

< Ref. No. 20230236925-00 / B20230036-00>

Korea Aerospace Research Institute (KARI) invites sealed bids from eligible Bidders for the  fueling service at the
satellite   launch   site   for   the   Korean   Remote-Sensing   Satellite   with   Electro-Optical   and   Infra-Red   Camera
(“EOIRSat”) to be developed by KARI.

The following is an outline of the requirements, and potential Bidders are requested to carefully review the
following instructions and to submit their proposals in accordance with the guidelines and requirements as
contained in the Request for Proposal (RFP).

1. Main Scope

- Item: EOIRSat Fueling Service at Launch Site

- Estimated Budget: EUR 650,000

- Method of Contract: a limited competitive bid (Contract through Negotiation)

2. Qualification of Bidder

- Bidders shall be qualified under Article 12 (Requirement to Participate in Competitive Tender by Law) of the

ENFORCEMENT DECREE OF THE ACT ON CONTRACTS TO WHICH THE STATE IS A PARTY of Republic of Korea.

- Bidders shall have knowledge and first-hand experience in providing fueling service at a designated launch

site as described in the RFP. Bidders shall submit documents of proof on their relevant experience(s) in the
provision of fueling services in their proposals.

- Bidders shall be in possession of all the necessary licenses, in effect as of the Bid Closing Date and Time and

up to the completion of the procurement. 

-   The   qualifying   statement   for   requirements   and   supporting   materials   shall   be   provided   in   the   proposal.

Additional qualifying evidences may be requested to substantiate Bidder's claim during the evaluation. 

- The qualification of Bidders is solely up to the KARI evaluation committee's decision, and unsuccessful Bidders

shall not raise any objection regarding KARI evaluation committee's decision thereupon.

3. Registration of Intent and Distribution of RFP

- Registration: A  Bidder  shall submit to KARI  by formal letter within a period of one (1) week (by March 2,

2023, 18:00 in Korean local time) its registration of intent

 

  with proof of its qualification

 

  by e-mail, registered

post, courier or fax to the contact information provided in this public notice.

- Distribution of RFP: KARI will provide the RFP package by email to Bidders who have submitted their formal

letters of intent within the specified time, and such Bidders  shall inform KARI of the receipt of the RFP
package within twenty-four (24) hours after their receipt of the RFP package. 

4. Submittal of Proposal

- Bid Closing Date and Time: April 4, 2023 14:00 Korean Local Time

※ The proposal submitted after the designated date and time shall be considered as invalid.

 

 

- Proposals in hard copies shall be in A4 size: Except for price information, one (1) original and eight (8) copies

of the proposal shall be submitted; for price proposal, two (2) original price proposals shall be in a separate
envelope. Two (2) sets of electronic files (preferably in readable PDF format) of the proposal, except for price
proposal, shall be additionally submitted in USB memory sticks.

- Proposal and the bid bond shall be delivered by hand or via appropriate courier service to KARI personnel or

his designee before the Bid Closing Date and Time. For submission of proposal by Bidder’s deputy, one (1)
power of attorney and a copy of his identification are required to be presented.

- The bid currency is in Euros (However, other currency can be allowed).

- The proposal shall be made in English.

5. Bid Bond

- Bidder shall establish a bid bond in favor of KARI before the Bid Closing Date and Time. The total amount of

the bid bond shall be at least five percent (5%) of total bid price and shall be valid for six (6) months after Bid
Closing Date.

- The currency of bid bond is Euros (However, other currency can be allowed).

- The Bid Bond shall be in the form of a surety bond issued by the Seoul Guarantee Insurance Company, in the

form of an irrevocable standby letter of credit or bank guarantee by first class international bank,  cash or
other means of gurantee acceptable to KARI. In case of surety bond, it shall be advised through “the Seoul
Guarantee Insurance Company”. In case of cash, bank guarantee, or the irrevocable standby letter of credit, it
shall be advised through “Woori Bank” (Daejeon Banking center at 29 Munye-ro, Seo-gu, Daejeon, 35241
Korea, Tel:+82-42-488-9704, Ext.312, Fax:  +82-505-003-2964, e-mail: efu0467@wooribank.com).  The bond
shall be available by KARI’s request on the Seoul Guarantee Insurance Company or by KARI’s draft at sight
drawn on the bank, accompanied by the statement of KARI stating that the Bidder has refused to enter into a
contract with the terms and conditions in the Request for Proposal as amended, if any; that the Bidder has
hindered fair bidding by fraud or mispresentation; or that the Bidder has withdrawn or revoked its Proposal
after the Bid Closing Date and Time.

6. Nullification of Bid

- This bidding may be nullified in accordance with Article 39(4) of  ENFORCEMENT DECREE OF THE ACT ON

CONTRACTS   TO   WHICH   THE   STATE   IS   A   PARTY  and   Article   44   of  ENFORCEMENT  RULE  OF   THE   ACT   ON
CONTRACTS TO WHICH THE STATE IS A PARTY.

7. Evaluation of Proposal

- Evaluation of technical part: 80 point, evaluation of price: 20 point

- Unless otherwise specified herein, any necessary standards and procedures for the execution of the Contract

shall be in accordance with the “Standards of Execution of Contract by Negotiation” (the Ministry of Strategy
and Finance’s established rules on contracts) and the RFP.

- According to the “Standards of Execution of Contract by Negotiation” and the RFP, both technical part and

price part are evaluated. Through the evaluation of technical proposal,  a Bidder who gets score exceeding
eighty   five   percent   (85%)   of   score   in   technical   part   will   be   selected   as   a   Qualified   Bidder.   After   the
evaluation of technical proposal, the Qualified Bidders shall be evaluated by price part. The Qualified Bidders’
technical part evaluation score and bidding price evaluation score are put together.  Top scorer will be the
Successful Bidder and the Qualified Bidders’ rank will be decided in accordance with the ranking of total
score  (if the total score is the same, the Bidder with higher score in technical part is preferred to others).
Notwithstanding   the   technical   part   evaluation,   the   bidders   whose   proposed   price   exceed   the   estimated
budget shall not be considered.

- The Qualified Bidders may attend the evaluation of price proposal on the date and time informed by e-mail

and in case a deputy designated by Qualified Bidder attends above process, he or she shall submit a power of

attorney letter signed by Qualified Bidder and his/her certified identification to KARI. If Qualified Bidders or
any deputy cannot attend the evaluation of price proposal, a KARI’s employee who is not connected to this
bidding will attend and monitor the evaluation of price proposal.

※ For price evaluation, the 1

 

 

st

   basic exchange rate of KEB Hana Bank on the date of price evaluation shall

 

 

be applied.

8. Remarks

- The Bidder shall have a full understanding of all matters necessary for this Bidding including the RFP prior to

making a bid and shall be responsible for any and all disadvantages arising from insufficient understanding of
matters necessary for this Bidding.

- Bidder shall prepare the Proposal in truth. In case that any content of the Proposal is founded to be false

later, KARI may terminate or cancel the Contract even after the Contract is executed.

- All documents submitted in response to the RFP including the Proposal for this Bidding shall not be returned.

- All expenses incurred by Bidder in connection with its Proposal for this Bidding are for its own account and

KARI will not disclose the evaluation result of Bidder’s Proposal.

- If any Bidder is bankrupted or insolvent as of the date of this bid notice, such Bidder shall not be allowed to

participate in this Bidding.

- Bidders are required to keep confidential any data and information acquired in the Contract award. If any

Bidder violates it, such Bidder may assume civil and criminal liability, sanction for inappropriate business
entity, and other disadvantages (such as penalty for security violation, subtraction of evaluation scores in
future biddings, etc.).

-  The RFP and Contract shall be construed in accordance with and governed by the laws of the Republic of

Korea.

9. Point of Contact for Bidding

Contractual matters

Technical matters

Overseas Contracts Office
Korea Aerospace Research Institute
169-84 Gwahak-ro, Yuseong-gu, 
Daejeon, 34133, Korea

Attn. : Ji-Young Lim (Ms)
Tel. : +82-42-860-2615
Fax : +82-42-860-4370
e-mail : jylim1@kari.re.kr 

Satellite Technology Research and Development Division
Korea Aerospace Research Institute
169-84 Gwahak-ro, Yuseong-gu, 
Daejeon, 34133, Korea

Attn. : Su-Hee WON (Mr)
Tel : +82-42-870-3719
Fax : +82-42-860-2603
e-mail : shwon@kari.re.kr

※ For further details, please refer to the RFP Documents.